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电子科技大学中山学院境外外派交流生管理规定

 
第一章 交流生的界定和学习形式
第一条    境外交流生(以下简称“交流生”)是指按有关合作协议及各交流学习项目要求,在国(境)外合作院校交流学习、不以获取接收学校学位为目的的学生。
第二条    对外交流与合作处(下称“对外处”)为国(境)外合作项目的归口管理部门,各二级学院签署的国(境)外交流学习协议需按学校有关合同审核程序,经对外处、法律顾问审核,报主管校领导批准。
第三条    对外处需将各类国(境)外交流学习的项目(含不需要学分认定的项目)报教务处备案,作为后续教务管理的依据。凡未报学校教务部门备案的项目,一律不予进行相关学籍处理。学生自行与对方学校联系的,不列入学校的交流计划。
第四条    交流形式包含课程学习、实习实践、科研活动、暑期班项目等。
第五条    课程学习类交流生学习期限一般为1学期或1学年,其他学习形式的交流生学习期限按项目规定的时间执行。
 
第二章 职责分工
第六条    教务处:负责交流生在外交流学习的相关教务、学籍管理等工作。
第七条    对外处:负责学校交流项目的开拓和协议签署工作;统筹各类交流项目的宣传讲解、报名选拔、办理申报审批手续、项目跟踪、确认学生及家长签署项目声明等工作;确保交流生在外学习期间联络畅通,遇到问题及时与合作方沟通、解决和上报。
第八条    财务处:负责交流生在外交流学习期间的各类经费管理工作。
第九条    二级学院:负责交流生项目的具体实施和配合各职能部门做好基础工作,包括项目宣传、招生、报名、遴选、材料审查、学分转换、办理离返校手续等;保持与在国(境)外交流生的联络;对参加在外交流学习一学期或以上的学生配备专业导师,负责指导他们选修课程。
 
第三章 交流生的选拨
第十条    课程学习类项目的选拔:
1、交流生选拔以信息公开、机会公平、处事公正为原则,在发布交流生信息时,同时公布选拔条件。
2、信息发布:教务处和(或)对外处在每个学期初发布下一学期交流生的相关信息。
3、报名:学生依据发布的信息按时按要求到各二级学院报名、填写《电子科技大学中山学院赴国(境)外交流生申请表》(见附件一),并递交申请材料。
4、审核与公示:各二级学院对报名学生的资料进行审核,确保内容无误;并按照交流生名额、根据推荐力度降序排列制定拟派出名单,由二级学院进行公示。公示期间如无异议,二级学院将公示名单的电子版和纸质版报送对外处,由对外处报送校领导批准。
5、课程学习类交流生名单公示后,因申请者不通过选拔或因个人原因退出选拔而出现名额空缺,可视情况予以替换、填补或调剂,更改后的名单仍需按规定予以公示。对于录取后因个人原因放弃项目者,一年内不能参加学校其他任何交流或派出项目。
6、对外处需将最终派出课程学习类交流的学生名单报送教务处备案,无备案的交流学生,在其交流期间的学习成绩将不予认定转换。
第十一条   非课程学习类项目的选拔:非课程学习类项目的信息发布、报名、笔试、面试等工作均由对外处负责;在确定参加项目名单后,对外处需将参加学生的名单,报送各二级学院办理相关手续,如涉及课程或考试安排的,需同时报送教务处。
 
第四章 交流生的相关手续及管理
第十二条   派出交流生出国(境)的报批手续由对外处统一办理,个人证件申请手续由学生自行办理。
第十三条   为了进一步明确学生在国(境)外学期期间各方的权利和义务,最大限度保障各方权益,凡参加课程学习类项目的学生需签署《电子科技大学中山学院出国(境)交流生学习承诺书》(见附件二),家长需签署《致参与出国(境)项目学生家长的信》(附件三)。
第十四条   交流生在离校前、返校后需根据学校有关规定及时填写《电子科技大学中山学院赴国(境)外交流生申请事项表》(见附件四)办好相关手续,不及时办理者,将按照《电子科技大学中山学院学生学籍管理办法》执行处理。
第十五条   原则上对参加交流期在一学年或以下的学生不予办理退宿手续。如交流期超过一学年,经本人提出,可按相关规定办理退宿手续。
第十六条   交流生在外交流学习必须遵守当地法律法规,遵守对方学校的校纪校规或机构的规章制度,接受对方学校或机构的管理;如有违纪,以同等情况按照我院相关规定予以责罚。
第十七条   交流生在外交流期间的学习成绩、及经双方认定的校级以上奖项可以同等条件做为我院学生评奖评优依据。
第十八条   交流生在交流期满后应按时返校,不得擅自中止、延长交流期限或转往其他国家或地区;若交流生在交流期间因故必须中途终止交流计划,需向合作双方提出书面申请,经批准后方能提前中止交流;对于有团进团出要求的项目,交流生要遵守团进团出原则。任何未经批准自行脱离项目者,按违纪处理。
第十九条   交流生需自行购买国内相应保险,或在交流所在地购买当地保险。
 
第五章 交流生的学籍、学分管理
第二十条 交流生在交流项目协议规定的交流期间,我校保留其学籍,进行正常的学年注册,交流学习时间计入其在校学习年限。
第二十一条 本科生在校最长学习年限为六年,从入学开始计算,在规定的学习年限内未完成学业者,将不能获得我校的毕业和授位资格,并按《普通高等学校学生管理规定》和《电子科技大学中山学院学生学籍管理办法》作退学处理。
    第二十二条 课程学习类交流生的学分管理:
1、交流生返校后应及时填写《电子科技大学中山学院赴国(境)外交流生学分认定及成绩转换申请表》(见附件五),连同所修课程的成绩单、大纲或简介(须经对方学校盖章)一起提交所在二级学院。由二级学院教学主管领导审核后报教务处。学生所选课程中,专业课学分所占比例不得低于三分之二。
2、经教务处审核的《电子科技大学中山学院赴国(境)外交流生学分认定及成绩转换申请表》原件由相关二级学院存档,复印件由教务处备案。
3、交流生的成绩实行分段管理。学生在外校所修学分根据《电子科技大学中山学院与国(境)外交流学校学分比例一览表》(见附件六)的学分比例折算。
4、交流生在外校的成绩及取得的学分按学分比例折算后如达到学校要求,学生不再补修交流期间我校开设的课程。
5、交流生在外校的成绩及取得的学分按学分比例折算后如未达到学校要求,学生须补修交流期间我校开设的课程,补修课程由学生所在二级学院确定,报教务处审批。
6、交流生在外校的成绩及取得的学分按学分比例折算后如超过学校的学分要求,学生可免修适当的公选课,或转为“多元化教育课程”学分。
    第二十三条 非课程学习类交流生的学分管理:参加暑期赴国(境)外实习的学生如错过期末考试及开学补考,必须在出发前按照教务处有关规定办理缓考申请手续。学生的申请获批后安排其参加开学初的结业重修考试,不收取费用。
 
第六章 附 则
    第二十四条 本规定自2015年4月20日起执行。
    第二十五条 本规定由教务处和对外处负责解释。
 
附件:
一、《电子科技大学中山学院赴国(境)外交流生申请表》
二、《电子科技大学中山学院出国(境)交流生学习承诺书》
三、《致参与出国(境)项目学生家长的信》(3-1)
三、《家长同意函》(3-2)
三、《电子科技大学中山学院学生参与国(境)外项目安全须知》(3-3)
四、《电子科技大学中山学院赴国(境)外交流生申请事项表》
五、《电子科技大学中山学院赴国(境)外交流生学分认定及成绩转换申请表》
六、《电子科技大学中山学院与国(境)外交流学校学分比例一览表》